الملخص: نبحث عن مُراقب وثائق ذو خبرة لإدارة وتنظيم وصيانة التوثيق الحرج، مع ضمان دقته وسلامته وسهولة الوصول إليه في مواقع طمر النفايات التابعة لشركة فيوليا في عُمان. أبرز النقاط: ١. إدارة نظام التوثيق الحرج لضمان دقته وسلامته. ٢. نقطة الاتصال المركزية لمراقبة الوثائق عبر جميع الإدارات. ٣. ضمان الامتثال لمعايير الأيزو والمتطلبات التنظيمية. طبيعة الدور نحن نبحث حاليًا عن مُراقب وثائق ذي خبرة لدعم مختلف مواقع طمر النفايات التابعة لشركة فيوليا في عُمان. وسيكون مسؤولية مُراقب الوثائق تشمل إدارة وتنظيم وصيانة نظام التوثيق الحرج الخاص بالشركة. ويضمن هذا الدور دقة جميع الوثائق وسلامتها وسهولة الوصول إليها وفقًا للإجراءات المعمول بها والمتطلبات التنظيمية. وسيكون المرشح الناجح نقطة الاتصال المركزية لمراقبة الوثائق عبر جميع الإدارات. المهام • إنشاء وإقرار وصيانة إجراءات ومراحل سير العمل الخاصة بمراقبة الوثائق • استلام ومعالجة وتصنيف وتوزيع الوثائق الفنية (الإجراءات التشغيلية القياسية، والكتيبات، والمخططات، والمواصفات، والعقوقات) • ضمان التحكم الدقيق في إصدارات الوثائق ومنع استخدام الوثائق المنتهية الصلاحية • مسح الوثائق ضوئيًّا وتحميلها وفهرستها في أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) • صيانة الأرشيفات الوثائقية المادية والإلكترونية إدارة المشتريات • إنشاء ومعالجة أوامر الشراء (POs) وفقًا لسياسات الشركة الخاصة بالمشتريات ومسارات الموافقة • متابعة حالة أوامر الشراء مع الموردين، وتتبع جداول التسليم، وتصعيد حالات التأخير إلى أصحاب المصلحة المعنيين • إدخال ملاحظات استلام البضاعة (GRN) بعد التحقق من التسليم، مع ضمان دقة عمليات فحص الكميات والجودة • التنسيق مع فرق المستودعات/الخدمات اللوجستية للتحقق من استلام البضاعة وحل أوجه عدم التطابق • صيانة وثائق المشتريات وملفات مراسلات الموردين الامتثال والتدقيق • قيادة التحضير للتدقيق الداخلي المتعلق بالامتثال، والعمل كنقطة اتصال رئيسية لطلبات التدقيق • إعداد وعرض تقارير الامتثال الفصلية على الإدارة، مع توثيق مدى الالتزام بالسياسات والإجراءات والمتطلبات التنظيمية • ضمان امتثال عمليات مراقبة الوثائق والمشتريات لمعايير الأيزو واللوائح الصناعية وسياسات الشركة • دعم عمليات التدقيق الداخلية والخارجية بتوفير الوثائق المطلوبة • صيانة جداول الاحتفاظ بالوثائق وتنفيذ التخلص الآمن من الوثائق وفقًا للسياسة المتبعة • ضمان تقديم جميع وثائق العميل في الوقت المحدد • تسجيل جميع الاتصالات الداخلية والخارجية التنسيق والدعم • التعاون مع مدراء المشاريع والمهندسين وفرق المشتريات ورؤساء الإدارات لضمان دقة الوثائق وأوامر الشراء • تدريب الموظفين على إجراءات مراقبة الوثائق واستخدام أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) • إعداد تقارير عن حالة الوثائق والموافقات المعلقة وخط أنابيب المشتريات • الرد على الاستفسارات المتعلقة بالوثائق والمشتريات من الفرق الداخلية والأطراف الخارجية المتطلبات * خبرة مثبتة في دور مُراقب الوثائق أو مدير الوثائق أو ما يعادله. • معرفة ممتازة بأنظمة إدارة الوثائق (DMS) وإدارة البيانات الإلكترونية. • مهارات تنظيمية ومهارات إدارة الوقت قوية مع اهتمام دقيق بالتفاصيل. • إتقان مجموعة برامج مايكروسوفت أوفيس (Word، Excel، PowerPoint). • القدرة على العمل بشكل مستقل وفي إطار الفريق. • رخصة قيادة صالحة لدول مجلس التعاون الخليجي. عن الشركة فيوليا هي أكبر شركة خدمات بيئية في العالم. وعلى مدار أكثر من ١٦٠ عامًا، وفرت فيوليا حلولًا وخدمات في مجالات المياه والطاقة وإدارة النفايات للقطاعين العام والخاص، وهي حلولٌ حيويةٌ للتنمية البشرية والنمو المستدام. ومع أكثر من ٢٠٠٠٠٠ موظف في خمس قارات، تقوم فيوليا بتصميم حلول عملية لإدارة (تشغيل، ومعالجة، وتوزيع و/أو توريد) المياه والنفايات والطاقة. ومن خلال هذه الأنشطة الثلاثة المتكاملة، تساعد فيوليا في تطوير إمكانية الوصول إلى الموارد، والحفاظ على الموارد المتاحة، وتجديدها. وحققت مجموعة فيوليا إيرادات بلغت ٢٨\.٥ مليار يورو في عام ٢٠٢١\. (وفي عام ٢٠٢٠\)، خدمت مجموعة فيوليا ٩٥ مليون نسمة بالمياه الصالحة للشرب، و٦٢ مليون نسمة بخدمات الصرف الصحي، وأنتجت ما يقارب ٤٣ مليون ميجاواط ساعة من الطاقة، ورَكَّبت ٤٧ مليون طن من النفايات. وتسعى فيوليا لأن تصبح الشركة المرجعية في التحوّل البيئي. وهدفنا هو بناء قرن٢١ أفضل. ولذلك فإننا نرى أنفسنا \#مُنتِجي_الموارد. فيوليا في الشرق الأدنى والشرق الأوسط تعمل فيوليا في منطقة الشرق الأوسط منذ أكثر من ٣٠ عامًا، حيث تقدّم خدمات مبتكرة ومستدامة في مجالات المياه والنفايات للصناعات والحكومات والمجتمعات المحلية، وكذلك للشركات التجارية والتجزئة. ولدى فيوليا أكثر من ٣٠٠٠ موظف في الشرق الأدنى والشرق الأوسط، وشبكة إقليمية قوية تضم حوالي ١٢ مكتبًا في الإمارات العربية المتحدة وعُمان والمملكة العربية السعودية وقطر والبحرين والكويت والأردن ولبنان وتركيا. ولدى فيوليا حاليًا أكثر من ٦٠٠٠ مشروع تم تنفيذه في المنطقة، وهي تواصل تطوير مشاريع جديدة من خلال الشراكات بين القطاعين العام والخاص ونظم العقود المبتكرة.