متحكم بالوثائق

وصف

الملخص: نبحث عن متحكم وثائق ذو خبرة لإدارة وتنظيم والحفاظ على أنظمة التوثيق الحرجة، مع ضمان الدقة والسلامة وسهولة الوصول إليها عبر مواقع طمر النفايات التابعة لشركة فيوليا في عُمان. أبرز النقاط: 1. إدارة أنظمة التوثيق الحرجة لضمان الدقة والسلامة 2. التأكد من الامتثال لمعايير الأيزو والمتطلبات التنظيمية 3. التعاون مع فرق متنوعة في مجالات التوثيق والمشتريات طبيعة الدور نحن نبحث حاليًا عن متحكم وثائق ذو خبرة لدعم مواقع طمر النفايات المختلفة التابعة لشركة فيوليا في جميع أنحاء عُمان. وسيكون مسؤولية متحكم الوثائق تشمل إدارة وتنظيم والحفاظ على نظام التوثيق الحرجة الخاص بالشركة. ويضمن هذا الدور دقة وسلامة وسهولة الوصول إلى جميع الوثائق وفقًا للإجراءات المعمول بها والمتطلبات التنظيمية. وسيكون المرشح الناجح نقطة الاتصال المركزية لمراقبة الوثائق عبر جميع الإدارات. المهام • إنشاء وإقرار وصيانة إجراءات ومراحل عمل مراقبة الوثائق • استلام ومعالجة وتصنيف وتوزيع الوثائق الفنية (الإجراءات التشغيلية القياسية، والكتيبات، والمخططات، والمواصفات، والعقود) • ضمان التحكم الدقيق في الإصدارات ومنع استخدام الوثائق المنتهية الصلاحية • مسح الوثائق ضوئيًّا وتحميلها وفهرستها في أنظمة الإدارة الإلكترونية للوثائق (EDMS) • صيانة الأرشيفات الوثائقية الورقية والإلكترونية إدارة المشتريات • إنشاء ومعالجة أوامر الشراء (POs) وفقًا لسياسات الشركة الخاصة بالمشتريات ومسارات الموافقة • متابعة حالة أوامر الشراء مع الموردين، وتتبع جداول التسليم، وتصعيد حالات التأخير إلى أصحاب المصلحة المعنيين • إدخال ملاحظات استلام البضاعة (GRN) بعد التحقق من التسليم، مع ضمان الدقة في عمليات فحص الكميات والجودة • التنسيق مع فرق المستودعات/الخدمات اللوجستية للتحقق من استلام البضاعة وحل أوجه عدم التطابق • صيانة وثائق المشتريات وملفات مراسلات الموردين الامتثال والتدقيق • قيادة الاستعداد للتدقيق الداخلي الخاص بالامتثال والعمل كنقطة اتصال رئيسية لطلبات التدقيق • إعداد وعرض تقارير الامتثال الفصلية على الإدارة، مع توثيق الالتزام بالسياسات والإجراءات والمتطلبات التنظيمية • ضمان امتثال عمليات مراقبة الوثائق والمشتريات لمعايير الأيزو واللوائح الصناعية وسياسات الشركة • دعم عمليات التدقيق الداخلية والخارجية من خلال توفير الوثائق المطلوبة • صيانة جداول الاحتفاظ بالوثائق وتنفيذ التخلص الآمن من الوثائق وفقًا للسياسة المتبعة • ضمان تقديم جميع وثائق العميل في الوقت المحدد • تسجيل جميع الاتصالات الداخلية والخارجية التنسيق والدعم • التعاون مع مدراء المشاريع والمهندسين وفرق المشتريات ورؤساء الإدارات لضمان دقة الوثائق وأوامر الشراء • تدريب الموظفين على إجراءات مراقبة الوثائق واستخدام أنظمة الإدارة الإلكترونية للوثائق (EDMS) • إعداد تقارير حول حالة الوثائق والموافقات المعلقة وخط أنابيب المشتريات • الرد على استفسارات الوثائق والمشتريات من الفرق الداخلية والأطراف الخارجية المتطلبات * خبرة مثبتة في مجال متحكم الوثائق أو مدير الوثائق أو دور مشابه. • معرفة ممتازة بأنظمة إدارة الوثائق (DMS) وإدارة البيانات الإلكترونية. • مهارات تنظيمية ومهارات إدارة الوقت قوية مع اهتمام دقيق بالتفاصيل. • إتقان حزمة مايكروسوفت أوفيس (Word، Excel، PowerPoint). • القدرة على العمل بشكل مستقل وفي إطار الفريق. • رخصة قيادة صالحة لدول مجلس التعاون الخليجي. عن الشركة فيوليا هي أكبر شركة عالمية متخصصة في الخدمات البيئية. وعلى مدى أكثر من 160 عامًا، وفرت فيوليا حلولًا وخدمات في مجالات المياه والطاقة وإدارة النفايات للقطاعين العام والخاص، وهي حلولٌ أساسيةٌ للتنمية البشرية والنمو المستدام. ومع أكثر من 200,000 موظف في خمس قارات، تصمم فيوليا حلولًا عملية لإدارة (تشغيل، ومعالجة، وتوزيع و/أو توريد) المياه والنفايات والطاقة. ومن خلال هذه الأنشطة الثلاثة التكاملية، تساعد فيوليا في تطوير الوصول إلى الموارد، والحفاظ على الموارد المتاحة، وتجديدها. وحققت مجموعة فيوليا إيرادات بلغت 28\.5 مليار يورو في عام 2021\. (وفي عام 2020\)، خدمت مجموعة فيوليا 95 مليون نسمة بالمياه الصالحة للشرب، و62 مليون نسمة بخدمات الصرف الصحي، وأنتجت ما يقارب 43 مليون ميجاواط ساعة من الطاقة، ودوَّلت 47 مليون طن من النفايات. وتسعى فيوليا لأن تصبح الشركة المرجعية في التحول البيئي. وهدفنا هو بناء قرن 21 أفضل. ولذلك فإننا نعتبر أنفسنا \#مُنتِجي_الموارد. فيوليا في الشرق الأدنى والشرق الأوسط: تعمل فيوليا في منطقة الشرق الأوسط منذ أكثر من 30 عامًا، حيث تقدِّم خدمات مبتكرة ومستدامة في مجالات المياه والنفايات للصناعات والحكومات والمجتمعات المحلية، وللمؤسسات التجارية والتجزئة. ولدى فيوليا أكثر من 3,000 موظف في الشرق الأدنى والشرق الأوسط وشبكة إقليمية قوية تضم نحو 12 مكتبًا في الإمارات العربية المتحدة وعُمان والمملكة العربية السعودية وقطر والبحرين والكويت والأردن ولبنان وتركيا. ولدى فيوليا حاليًا أكثر من 6,000 مشروع مرجعي تم تنفيذه في المنطقة، وهي تواصل تطوير مشاريع جديدة من خلال الشراكات بين القطاعين العام والخاص والأنظمة التعاقدية المبتكرة.