أخصائي رقابة الوثائق

وصف

ملخّص: يقوم مراقب الوثائق بإدارة وتنظيم والرقابة على جميع الوثائق المتعلقة بالمشروع لضمان دقتها وجودتها والتحكم في إصداراتها وسهولة الوصول إليها في الوقت المناسب. أبرز النقاط: 1. إدارة والرقابة على جميع وثائق المشروع 2. ضمان الامتثال لمعايير الشركة ومواصفات العميل 3. التنسيق مع فرق المشروع المختلفة لتقديم واسترجاع الوثائق **ملخّص المنصب** يكون مراقب الوثائق مسؤولًا عن إدارة وتنظيم والرقابة على جميع الوثائق المتعلقة بالمشروع لضمان دقتها وجودتها والتحكم في إصداراتها وسهولة الوصول إليها في الوقت المناسب. ويضمن هذا الدور الامتثال للإجراءات الداخلية للشركة ومتطلبات العميل والمعايير التنظيمية. **المهام الرئيسية: إدارة الوثائق** * الحفاظ على الرقابة على جميع الوثائق الداخلة والخارجة (الفنية، والتعاقدية، والسلامة والصحة والبيئة، والجودة، ووثائق الموردين، والرسومات، ومستندات التقديم، وما إلى ذلك). * تطبيق وإتباع إجراءات رقابة الوثائق وأنظمة الترقيم وبروتوكولات الأرشفة. * ضمان التحكم السليم في الإصدارات وتتبع الوثائق وتوزيعها على الأطراف المعنية ذات الصلة. * رفع الوثائق وتتبعها ورصدها في أنظمة إدارة الوثائق (DMS) مثل Aconex وEDMS وProcore وSmartPlant أو SharePoint. * إدارة سجلات الإرساليات ومستندات التقديم والمراسلات. **الجودة والامتثال** * ضمان امتثال جميع الوثائق لمعايير الشركة ومواصفات العميل. * الحفاظ على سرية وأمن الوثائق. * إجراء عمليات تدقيق دورية للتحقق من دقة الوثائق واكتمالها. **التنسيق والتواصل** * التنسيق مع فرق المشروع والهندسة والمشتريات والإنشاءات وإدارات ضمان الجودة/مراقبة الجودة لتقديم واسترجاع الوثائق في الوقت المناسب. * إبلاغ الإدارة بقضايا الوثائق أو التأخيرات المتعلقة بها. * التعامل مع العملاء والمقاولين من الباطن لتقديم الوثائق والحصول على الموافقات عليها. **التقارير** * إعداد تقارير حالة الوثائق اليومية والأسبوعية والشهرية. * تتبع الموافقات المعلّقة والوثائق المستحقة والسجلات التاريخية للمراجعات. **المؤهلات والخبرة** * دبلوم أو درجة بكالوريوس في إدارة الأعمال أو الهندسة أو مجال ذي صلة. * خبرة عملية تتراوح بين ٣–٧ سنوات في مجال رقابة الوثائق، ويفضّل أن تكون في مشاريع النفط والغاز أو المشاريع الهندسية-المشتريات-الإنشاءات (EPC) أو مشاريع الإنشاءات. * إجادة استخدام أنظمة إدارة الوثائق (مثل Aconex وProcore وSharePoint وEDMS وغيرها). * معرفة قوية بمعايير ISO وممارسات توثيق المشاريع. * مهارات ممتازة في برامج مايكروسوفت أوفيس (إكسل، وورد، وأدوات إدارة ملفات PDF). **المهارات والكفاءات** * قدرات تنظيمية قوية وقدرة عالية على إدارة الوقت. * انتباه شديد للتفاصيل والدقة. * القدرة على التعامل مع كميات كبيرة من الوثائق مع تتبع دقيق لها. * مهارات تواصل وتنسيق قوية. * القدرة على العمل تحت الضغط والوفاء بالمواعيد النهائية الضيقة. **متطلبات إضافية** * يجب الحفاظ على السرية التامة للوثائق الحساسة الخاصة بالمشروع. * القدرة على العمل في بيئات مشروع متعددة الثقافات وسريعة الإيقاع. * معرفة الرسومات الهندسية والتوثيق الفني تُعتبر ميزة إضافية. أنواع الوظيفة: دوام كامل، دائم الأجر: ٣٠٠٫٠٠٠ ر.ع. – ٣٥٠٫٠٠٠ ر.ع. شهريًّا