مشرف إداري رفيع المستوى

وصف

الملخص: سيقدّم المشرف الإداري الرفيع المستوى دعماً إدارياً وتشغيلياً شاملاً لمكتب البنك الدولي في مسقط، مما يضمن سير العمليات بسلاسة. أبرز النقاط: ١. إدارة عمليات المكتب ومرافقه، مع ضمان بيئة مرحبة. ٢. العمل كنقطة اتصال أولى لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين. ٣. تحديد تحسينات العمليات وتنفيذها بشكل استباقي لتعزيز الكفاءة. **مشرف إداري رفيع المستوى** **رقم الوظيفة:** req37316 **المنظمة:** البنك الدولي **القطاع:** الإدارة / الدعم المكتبي **الدرجة:** GD **المدة الزمنية للتعيين:** سنتان و٠ شهر **نوع التوظيف:** توظيف محلي **الموقع:** مسقط، عُمان **اللغات المطلوبة:** الإنجليزية، العربية **اللغات المفضلة:** **آخر موعد للتقديم:** ٧/٨/٢٠٢٦ (ش/ي/س) الساعة ١١:٥٩ مساءً بالتوقيت العالمي المنسق (UTC) **الوصف** هل ترغب في بناء مسار وظيفي يستحق فعلاً؟ إن العمل في مجموعة البنك الدولي يوفّر لك فرصة فريدة لمساعدة عملائنا في حل أكبر التحديات الإنمائية التي يواجهونها. وتُعَدُّ مجموعة البنك الدولي واحدة من أكبر مصادر التمويل والمعرفة للبلدان النامية؛ وهي شراكة عالمية فريدة تضم خمس مؤسسات مكرسة للقضاء على الفقر المدقع، وزيادة الازدهار المشترك، وتعزيز التنمية المستدامة. ومع وجود ١٨٩ بلداً عضواً وأكثر من ١٢٠ مكتباً حول العالم، فإننا نعمل مع الشركاء في القطاعين العام والخاص، ونستثمر في مشاريع رائدة، ونستخدم البيانات والبحوث والتكنولوجيا لتطوير حلول أشد التحديات العالمية إلحاحاً. زُرْ www.worldbank.org. سيقدّم المشرف الإداري الرفيع المستوى دعماً إدارياً وتشغيلياً شاملاً لمكتب البنك الدولي في مسقط، مما يضمن سير الأنشطة اليومية بسلاسة والامتثال لمعايير وإجراءات مجموعة البنك الدولي. **المهام والمسؤوليات** * إدارة جميع جوانب عمليات المكتب وإدارة المرافق. إنشاء بيئة مكتبية مريحة ومرحبة ومهنية للموظفين والزوار والضيوف، والحفاظ عليها. إدارة صيانة معدات المكتب، وخدمات المكتب/الموردين، والتواصل مع مقدّمي الخدمات ومسؤولي إدارة المبنى. العمل كمنسق لإجازات موظفي مكتب مجموعة البنك الدولي في مسقط. * العمل كنقطة اتصال أولى لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، ومن بينهم المسؤولون الحكوميون والاستشاريون ومقدمو الخدمات. * تنظيم وتتبع ترتيبات السفر، بما في ذلك حجز الطائرات والإقامة والنقل، مع ضمان الامتثال لسياسات السفر الخاصة بمجموعة البنك الدولي والمبادئ التوجيهية المتعلقة بالميزانية. * تحديد تحسينات العمليات وتنفيذها بشكل استباقي لتعزيز الكفاءة الإدارية ودعم الأهداف الاستراتيجية لفريق مجموعة البنك الدولي في عُمان. * المسؤولية عن عمليات الشراء في المكتب القطري للسلع والخدمات، بما في ذلك إدخال البيانات في نظام SAP، وإنشاء أوامر الشراء (POS) للموردين وللفعاليات. إدارة بطاقات الدفع المؤسسية والحسابات وتسويتها. تتبع المصروفات، ورصد الميزانية، ومعالجة الفواتير والمطالبات باسترداد المبالغ المدفوعة وفقاً للبروتوكولات المالية للهيئة الدولية للتمويل (IFC). * التواصل وإقامة علاقات قوية على الصعيدين الإداري والبروتوكولي مع وزارة المالية ووزارة الخارجية والوزارات المعنية. إكمال والإشراف على عمليات استقدام الموظفين، وتأشيرات الدخول، والمراسلات الرسمية، واللوجستيات الخاصة بموظفي مجموعة البنك الدولي، وشحنات البريد الدبلوماسي، واسترداد ضريبة القيمة المضافة (VAT). * العمل كنقطة اتصال أمنية، ضمن فريق إدارة الأمن التابع لمجموعة البنك الدولي والأمم المتحدة. تنسيق خطة إدارة الأزمات وضمان مراجعة دورية للمسؤوليات والإجراءات التشغيلية القياسية. * صياغة ومراجعة وتحرير المراسلات والتقارير والعروض التقديمية لقادة الفريق والإدارة بدقة عالية. إدارة الجداول الزمنية المعقدة، وجدولة الاجتماعات، وتنسيق المواعيد لمدير مجموعة البنك الدولي في البلد وكبار الموظفين، مع ضمان إدارة فعالة للوقت وتحديد الأولويات للمهام الحاسمة. * تطوير/إدارة قائمة جهات الاتصال الخاصة بمكتب مجموعة البنك الدولي في مسقط، بما في ذلك العملاء من القطاعين العام والخاص، والشركاء الدوليين، وجهات الاتصال الأخرى الحيوية لأعمال مجموعة البنك الدولي. إدارة المراسلات الواردة والصادرة، مع ضمان الردود في الوقت المناسب والمتابعة الملائمة. الاحتفاظ بسجلات المراسلات ومحاضر الاجتماعات والوثائق البحثية ذات الصلة. * الحفاظ على الملفات والسجلات وقواعد البيانات السرية وفقاً لسياسات مجموعة البنك الدولي. دعم قادة الفرق في الحفاظ على المحتوى وتحديثه على منصات SharePoint وOneDrive والمنصات الداخلية، مع ضمان التصنيف والترحيل الدقيقين. * تنسيق ودعم تخطيط وتنفيذ بعثات مجموعة البنك الدولي إلى عُمان، والفعاليات وورش العمل والاجتماعات، بما في ذلك ترتيب أماكن الانعقاد، والتواصل مع المشاركين، وإعداد المواد. تنسيق اللوجستيات الخاصة بالاجتماعات وورش العمل والفعاليات، بما في ذلك ترتيب أماكن الانعقاد، وتوفير الخدمات الغذائية، وإعداد البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات. * مهام أخرى يحددها مدير المكتب القطري. **معايير الاختيار** **تنبيه: ستُعطى الأولوية للخبرات المحلية، أي المتقدمين الذين يمتلكون التصريح القانوني بالعمل في مكان الخدمة لدى أي جهة صاحبة عمل. ويمكن للمتقدمين الداخليين التقدم وفقاً للإرشادات السارية.** * درجة البكالوريوس إلزامية. * خبرة لا تقل عن خمس سنوات في المجالات الإدارية وإدارة المكاتب، أو ما يعادلها من مزيج من التعليم والخبرة. * خبرة في العمل في مجال الإدارة وإدارة كبار التنفيذيين. * مهارات اتصال ممتازة كتابياً وشفوياً باللغتين الإنجليزية والعربية. * مهارات تنظيمية ومهارات إدارة وقت قوية؛ وقدرة على تحديد الأولويات بين مهام متعددة. * إتقان متقدم لحزمة Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint). * مهارات تواصل وعلاقات شخصية ممتازة؛ وقدرة على العمل بكفاءة في بيئة متعددة الثقافات. * الخبرة في المؤسسات الدولية أو الحكومية أو ذات الإيقاع السريع تُعتبر ميزة إضافية. **خطوط الإبلاغ** يخضع للإشراف المباشر: مدير المكتب القطري، ويقدّم الدعم لموظفي العمليات المخصصين. **سمات ثقافة مجموعة البنك الدولي:** ١. الشعور بالإلحاح: التنبؤ باحتياجات أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين والاستجابة لها بسرعة. ٢. المخاطرة المدروسة: التحدي لوضع الحال الراهن ودفع الحدود لتحقيق تأثير أكبر. ٣. التمكين والمساءلة: تمكين الذات والآخرين للعمل، والمساءلة المتبادلة عن النتائج. الكفاءات الأساسية لمجموعة البنك الدولي *توفر مجموعة البنك الدولي مزايا شاملة، تشمل خطة تقاعدية، وتأمين صحي وتأمين على الحياة وتأمين ضد العجز، وإجازات مدفوعة الأجر، بما في ذلك الإجازة الأبوية، بالإضافة إلى الترتيبات المعقولة للأفراد ذوي الإعاقة.* *ونحن فخورون بأننا صاحب عمل يؤمن بالمساواة والشمولية، ويتسم بقوة عاملة ملتزمة ومستمرة، ولا نمارس التمييز على أساس الجنس أو الهوية الجندرية أو الدين أو العرق أو الأصل العرقي أو التوجه الجنسي أو الإعاقة.* *لمعرفة المزيد عن العمل في* *البنك الدولي* *و* *الهيئة الدولية للتمويل (IFC)* *بما في ذلك قيمنا وقصصنا الملهمة.*